E-Rechnung in JTL-Wawi 2.0: XRechnung, ZUGFeRD & DATEV richtig einrichten
Empfangen ist seit 2025 Pflicht, der Versand kommt gestaffelt. In der Praxis scheitert die E-Rechnung selten an der Software, sondern an Stammdaten und Formaten. Hier die Fristen und die typischen DATEV-Stolperfallen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt – und JTL-Wawi 2.0 bringt die Werkzeuge dafür mit. In der Praxis scheitert es aber selten an der Software, sondern an Stammdaten und Formaten. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und zeigt, woran die DATEV-Übergabe typischerweise hakt.
Die Fristen im Überblick
Der Empfang von E-Rechnungen ist seit Anfang 2025 für alle Pflicht. Beim Versand gilt eine Übergangsphase: Bis Ende 2026 dürfen Papier- und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen weiter verschickt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B ausschließlich E-Rechnungen versenden; ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen B2B-Rechnungen. Wer früher umstellt, ist auf der sicheren Seite und spart sich den Stichtagsstress.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Eine PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen allerdings nicht. ZUGFeRD ist dabei ein Hybrid: eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, für Menschen lesbar und für Maschinen auswertbar zugleich.
E-Rechnung in JTL-Wawi 2.0
Wawi 2.0 kann E-Rechnungen in den gängigen Formaten erzeugen. Entscheidend für ein sauberes Ergebnis sind aber die Stammdaten dahinter: vollständige Firmenangaben, korrekte USt-IdNr., richtige Steuerschlüssel und – im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) – die Leitweg-ID. Fehlt ein Pflichtfeld oder ist es falsch hinterlegt, wird zwar eine Datei erzeugt, aber sie fällt später bei der Prüfung durch.
Warum Rechnungen „von DATEV nicht akzeptiert" werden
Genau dieses Problem taucht im JTL-Forum regelmäßig auf. Die Ursache liegt fast nie an einem Defekt, sondern an Formalien: ein nicht zulässiges ZUGFeRD-Profil (etwa MINIMUM), fehlende oder unplausible Pflichtangaben, falsche Steuerschlüssel oder Zeichensatz-Probleme. Für die Buchhaltung gilt seit 2026 zudem: Der bisherige Rechnungsdatenservice 2.0 wird durch JTL2DATEV (JTL-Edition) abgelöst. Wer noch die alte Übergabe nutzt, sollte den Wechsel einplanen.
Eingangsrechnungen nicht vergessen
Die Empfangspflicht heißt: Du musst eingehende E-Rechnungen verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Genau hier setzen Cloud-Bausteine wie JTL-Archive an. Lege früh fest, über welchen Kanal E-Rechnungen eingehen (eigenes Postfach, Portal) und wie sie in deinen Buchhaltungsfluss kommen.
Fazit: Format folgt Stammdaten
Die E-Rechnung ist kein reines Software-Thema, sondern ein Datenthema. Wer Firmen-, Steuer- und Kundenstammdaten einmal sauber aufsetzt, das richtige Format wählt und vor dem Start validiert, hat mit der Pflicht keine Probleme – unabhängig vom Stichtag.
Unsicher bei E-Rechnung & DATEV?
Ich richte E-Rechnung in JTL Wawi sauber ein – von den Stammdaten über das richtige Format bis zur funktionierenden DATEV-Übergabe.
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